À Gatineau, à un jet de pierre de la capitale nationale, on retrouve l’étude de Me Paul D.Gagné: c’est l’une des plus importantes au Québec. Sur la liste de paie, 17 notaires engagés ou partenaires, et 36 employés. Le chiffre d’affaires est de plusieurs millions de dollars par année. La plate-forme leur a permis de réaliser des mandats avec encore plus de rapidité et de précision, en un mot avec plus de professionnalisme.

Dès son arrivée sur le marché du travail en 1973, Paul D. Gagné mise sur la technologie. De la Selectric sans mémoire, à la Brother avec mémoire, en passant par le IBM Display Writer, il travaille à créer des modèles informatiques d’actes notariés. En 1981, il ressuscite le comité de technologie à la Chambre des Notaires dont il devient le premier président.

Chez lui, toujours le même désir: performer. Comme il le dit si bien: “Je voulais sortir le notaire du coin de la rue, pour donner naissance à des entreprises de services professionnels de haute volée.” En compagnie de ses associés, Me Gagné peut certes affirmer: “Mission accomplie.”

« Le cabinet Stefanyshyn utilise Assyst Immobilier depuis plus de deux ans maintenant », affirme Richard Stefanyshyn, président du cabinet Stefanyshyn. Le plus grand avantage de cette solution en ligne est qu’elle nous permet de gérer les documents plus rapidement et de réduire de façon considérable le travail sur papier, tout en nous offrant la possibilité d'atteindre une qualité de service avocat-client jusqu'alors impossible.

Il n'y a pratiquement aucune courbe d'apprentissage pour le personnel, car cette application est extrêmement conviviale et n’embourbe pas l’adjoint juridique. Seuls un examen et quelques corrections suffisent pour produire un document enregistré officiel en un temps record. Les fonctions de production de rapport sont également très simples et concrètes, sans parler de l'aspect écologique qui nous permet de réduire considérablement notre utilisation du papier.

Pour un cabinet de l’importance de Stefanyshyn, la gestion d’un fort volume de transactions immobilières exige une solution puissante qui simplifie les pratiques dans la mesure du possible. Assyst Immobilier nous a permis de réaliser cet exploit en nous offrant la possibilité de consulter en un coup d'œil des listes sur les prêts à la construction actifs, les achats d'hypothèque résidentielle en cours et le refinancement par nom de client. Le suivi des documents jusqu’à l'exécution des transactions hypothécaires devient un vrai jeu d'enfant pour tous les intervenants.

Toutes les personnes avec lesquelles nous avons fait affaire à TELUS ont été extrêmement professionnelles, compétentes et serviables. Nous n’avons que des éloges à faire en ce qui a trait à l’administration et au service à la clientèle. Leur temps de réponse à nos suggestions et à nos demandes de renseignements a été à la fois rapide et d’excellente qualité. Nous recommanderions fortement l’application Assyst Immobilier à n’importe quel cabinet d’avocats qui souhaite améliorer sa productivité et réduire la charge de travail de ses avocats et de son personnel de soutien », de conclure Richard Stefanyshyn.

Me Serge Bernier a déjà eu une grosse étude, mais depuis quelques années, il a décidé de faire cavalier seul. Bien installé à Matane, il peut faire des affaires en un temps record, partout au Québec, et sans avoir à sortir de son bureau.

Avec la plate-forme, finis les nombreux voyages pour chaque dossier. Serge Bernier dit à la blague qu’il travaille maintenant pour l’environnement en même temps que pour ses clients. Dans la pratique, cette meilleure utilisation du temps lui a permis d’embaucher une collaboratrice de plus. Au lieu de trois, elles sont maintenant quatre.

Si le chiffre d’affaires a augmenté, ce dont Me Bernier est évidemment fort aise, c’est la qualité du travail notarial dont il est le plus satisfait. Comme il peut travailler plus longtemps sur le dossier de chaque client, au lieu de courir les chemins, lui et ses collaboratrices sont en mesure de produire et de protéger la qualité des actes authentiques.

« Notre cabinet formé de neuf avocats et d'une équipe de soutien d'environ 33 personnes exerce ses activités dans les marchés de l'immobilier de Calgary et d’Edmonton depuis plus de 35 ans, affirme Gerald E. Masuch de Masuch Albert LLP. Nous utilisons l’application Assyst Immobilier depuis les tout débuts de sa création, tant pendant la phase d'essai qu'une fois l'application en production en mai 2009. Notre personnel est très impressionné par l’efficacité de cette solution en ligne et adore travailler avec elle. La solution Assyst Immobilier réjouit notre équipe de l’immobilier. De plus, la productivité de notre cabinet s'est améliorée pendant cette période, notamment pour les raisons suivantes :

• La solution est instantanée, tant pour la réception d’instructions que pour la production de rapports.
• Elle est bien présentée, et il est facile d’y naviguer. La formation initiale a été complète.
• Les documents sont à jour et précis et ne nous obligent pas à copier des renseignements et des documents à partir de nos systèmes de traitement des biens immobiliers.
• Il est possible de demander des documents et de créer des rapports d’un poste de travail à un autre, ce qui élimine les nombreux déplacements vers le télécopieur pour un même document.
• Parce qu’il élimine la préparation manuelle des documents, le système Assyst Immobilier permet de gagner du temps (de 15 à 20 minutes environ par document).
• Plus besoin de reproduire des documents. Une fois qu’un document a fait l’objet d’un rapport, le prêteur en est avisé sur-le-champ (alors que le service de production de rapports du prêteur a « égaré » votre ensemble de rapports des mois plus tard).
• Soutien technique supérieur de la part des représentants spécialisés de TELUS.
• Le coût associé à l’utilisation de l'application Assyst Immobilier est minime et s'explique aisément à nos clients, qui en comprennent les avantages. Nous facturons le coût en tant que décaissement et recevons très peu de questions à ce sujet (et aucune objection).

Me Janelle est présidente et directrice-générale de l'Association professionnelle des notaires du Québec depuis 4 ans. C’est elle qui prend le pouls des notaires. Et elle le prend bien. Elle a ainsi pu constater que la plate-forme Assyst Immobilier s’est vite imposée dans la profession. Aujourd’hui, 80% des notaires du Québec s’en servent à tous les jours. Plus important encore, ils ne peuvent plus s’en passer.

Derrière ce succès, il y a un comité d’usagers composé de 12 notaires et de spécialistes de TELUS. Les résultats sont probants, car la plate-forme est constamment ajustée pour répondre aux besoins de la profession.

D’ailleurs, si TELUS a pu implanter l’usage systématique de la « signature numérique», c’est grâce à l’impulsion des notaires qui voyaient dans cet outil une façon moderne de faire le métier. Les autres professions reluquent avec envie cette innovation spectaculaire dans le monde des transactions en ligne. Quant à Me Janelle, elle continue à maintenir les couloirs de communication bien ouverts entre tous les intervenants.